Offre d’emploi : la Délégation générale Wallonie-Bruxelles au Québec recrute un(e) Assistant (e) administratif (ve)
Vous êtes passionné(e) par les affaires internationales ? Vous recherchez un environnement de travail stimulant et des responsabilités variées ?
Rejoignez l’équipe de la Délégation générale Wallonie-Bruxelles au Québec/Canada !
Titre de la fonction : Assistant (e) administratif (ve)
Statut : contractuel, temps plein 35 heures semaines (contrat de droit québécois)
Date d’entrée en fonction : 1er février 2025
Durée : contrat d’un an, possibilité de renouvellement
Lieu de travail : Québec
Environnement de travail
La Délégation générale Wallonie-Bruxelles au Québec (la Délégation) représente les gouvernements de Wallonie, de la Fédération Wallonie-Bruxelles et la Commission communautaire française de la Région de Bruxelles-Capitale (Cocof) au Québec et au Canada. Outre son rôle de relai diplomatique, elle a pour mission de stimuler la coopération dans de nombreux secteurs (notamment numérique, culture, recherche et enseignement) et de faire rayonner les acteurs de Wallonie et de la Fédération Wallonie-Bruxelles sur le territoire canadien. La Délégation fait partie d’un réseau de Délégations générales Wallonie-Bruxelles dans le monde. Le siège administratif de ce réseau, Wallonie-Bruxelles International (WBI), est situé à Bruxelles (Belgique).
La Délégation générale a ses bureaux dans la ville de Québec, avec une antenne à Montréal dans les locaux du Bureau économique et commercial Région wallonne (AWEX) à Montréal.
En tant d’assistant (e) administratif (ve), vous travaillerez sous la supervision du/de la Délégué(e) général(e), en collaboration avec l’équipe de la Délégation à Québec et Wallonie-Bruxelles International (WBI) à Bruxelles.
Description du poste :
- Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques
- Aider à la préparation des événements (réservations, etc.) et y participer (aide à l’accueil, etc.)
- Assister aux réunions d’équipe et avec le siège (WBI) et faire la rédaction des comptes-rendus
- Classement des dossiers virtuels
- Donner un soutien administratif, technique, comptable et à la communication
- Envois de communications via un logiciel marketing automation (infolettres, invitations, etc.)
- Gestion de l’agenda du/de la Délégué(e) général(e) et des chargé(e)s
- Rédaction de lettres et notes et en faire la transmission
- Veiller à la mise à jour de la base de données contacts (logiciel ACT)
- Veiller à la réception et à l’expédition du courrier postal (y compris la valise diplomatique)
- Veiller à la réception, à l’acheminement du courrier électronique, et répondre à des demandes diverses
- Veiller aux échéances des demandes reçues (courriels)
- Toutes autres tâches connexes
Profil & compétences :
- AEC, DEP ou DEC en bureautique ou secrétariat
- Au minimum deux années d’expériences en lien avec la description de fonction.
- Avoir le sens de l’organisation, de l’autonomie, du souci du détail de la planification et d’organisation.
- Avoir une bonne capacité de gérer les priorités.
- En possession d’un permis de travail au Québec.
- Excellente maîtrise du français écrit et oral.
- Maîtrise de l’anglais écrit et oral serait un atout.
- Bonne compréhension de la configuration institutionnelle en Belgique et des compétences des entités fédérées belges.
- Excellentes capacités de communication, à travailler en équipe.
- Flexibilité et aptitude à travailler dans des délais courts.
- Être disposé(e) à participer à des événements en soirée.
- Très bonnes capacités d’analyse et de synthèse.
- Bonne maîtrise de la Suite Microsoft 365.
- Bonne connaissance des plateformes de réunions : Teams, Zoom
► Les personnes intéressées devront envoyer un curriculum vitae et une lettre de motivation à l’adresse courriel quebec@delwalbru.be à l’attention de M. Yann Gall, Délégué général.
► Date limite pour postuler : 16 janvier 2025.
Un accusé sera transmis à la suite de la réception de votre candidature.
Veuillez noter que nous ne communiquerons qu’avec les personnes sélectionnées pour une entrevue.